LOMBOK BARAT — BRIDA NTB tidak lagi membiarkan arsip-arsip lembaga tersimpan secara terpisah di masing-masing kelompok kerja (Pokja). Rapat yang dipimpin langsung Kepala BRIDA NTB, I Gede Putu Aryadi, menghasilkan tiga instruksi wajib yang harus segera dijalankan.
Apa Saja Tiga Langkah yang Wajib Dijalankan?
Pertama, seluruh perwakilan Pokja diminta melakukan inventarisasi dan pemetaan arsip secara menyeluruh untuk kemudian diintegrasikan ke dalam sistem sentralisasi. Kedua, penguatan jalur koordinasi kearsipan di bawah naungan Sekretariat harus segera direalisasikan. Ketiga, agenda pendampingan teknis secara konsisten akan dijadwalkan agar seluruh proses pengarsipan sesuai dengan Pedoman Kemendagri dan Peraturan Gubernur yang berlaku.
Arsip Bukan Sekadar Administrasi, tapi Cermin Akuntabilitas
Kepala BRIDA NTB, I Gede Putu Aryadi, menegaskan bahwa langkah ini bukan sekadar urusan administratif. “Seluruh Pokja harus memiliki komitmen bersama dalam merapikan dan mengintegrasikan arsip kerja masing-masing. Tata kelola arsip yang baik adalah cerminan akuntabilitas lembaga,” ujarnya.
Penegasan ini muncul karena selama ini pengelolaan dokumen BRIDA masih tersebar di berbagai Pokja dan tingkat kepatuhan terhadap tata tertib kearsipan dinilai rendah. Akibatnya, dokumen penting instansi rawan tercecer atau sulit diakses saat dibutuhkan.
Menutup Celah Komunikasi Antar-Pokja
Sekretaris Badan (Sekban) BRIDA NTB, Retno Untari, menyoroti masalah lain yang tak kalah krusial: celah komunikasi antar-Pokja. Ia mengingatkan bahwa pengawasan kearsipan internal secara berkala sangat penting untuk mencegah kesalahan koordinasi. “Alur koordinasi harus jelas. Kedisiplinan setiap Pokja dalam pengelolaan dokumen adalah kunci agar tidak ada lagi dokumen penting instansi yang tercecer,” urainya.
Untuk memastikan standar teknis terpenuhi, rapat tersebut juga menghadirkan narasumber dari bidang kearsipan, Nurnianingsih. Ia memaparkan mekanisme pengawasan internal dan tata cara pengelompokan arsip, baik arsip dinamis maupun statis. Proses sentralisasi data ini diharapkan berjalan tertib, aman, dan dapat diakses dengan mudah untuk kepentingan publik.
